Hai vinto il progetto. Il concept è approvato, il cliente si fida, e nella sua testa la convention è già un successo. Poi arriva la parte che nessuno mette nelle presentazioni: quattro ore di sala da riempire, venti relatori da tenere nei tempi, un palco da montare, una tecnica da coordinare, centinaia di persone la cui attenzione va conquistata e mantenuta. È qui, non nel pitch, che una convention riuscita si separa da una che si spegne dopo pranzo. Ed è la parte che, se sei un’agenzia, ti espone di più, perché è davanti al tuo cliente che tutto accade in tempo reale.
La buona notizia è che questa parte si può delegare senza perdere il controllo del progetto. La convention resta tua nell’idea e nella relazione; la macchina che la porta a terra può essere qualcun altro. Vediamo come, e soprattutto perché conta chi la dirige.
Il vero rischio di una convention non è l’idea
Quando si pensa a una convention, l’attenzione va quasi tutta sul contenuto: il tema, gli speaker, il messaggio da far passare. Sono cose importanti, ma raramente sono ciò che fa fallire un evento del genere. A far la differenza è l’esecuzione, cioè tutto quello che succede intorno e sotto il contenuto: la fattibilità nella location scelta, il coordinamento dei fornitori, la tecnica dimensionata sulla sala, e soprattutto il ritmo con cui le quattro ore scorrono.
Una convention è un formato lungo, e i formati lunghi hanno un nemico preciso, che è la noia. Non nasce da contenuti brutti, ma da un ritmo sbagliato: interventi tutti della stessa durata, tempi morti tra un relatore e l’altro, nessun cambio di registro. Lo stesso identico programma può tenere la sala sveglia o farla spegnere, e la variabile è quasi sempre la regia. Per questo, prima ancora di parlare di location o di catering, la domanda giusta da farsi è chi dirigerà la giornata.
Location, tempi e budget: le decisioni che vengono prima
Detto questo, le fondamenta contano. La location va scelta sulla capienza reale in configurazione plenaria, non su quella teorica, e su fattori concreti come l’accessibilità per chi arriva da fuori e la facilità di installare audio, luci e video. A Milano le sale migliori si prenotano con mesi di anticipo, quindi il momento in cui si blocca lo spazio incide direttamente sul budget: muoversi presto significa avere scelta, muoversi tardi significa pagare di più per ciò che è rimasto.
Sul tempo vale una regola semplice: si lavora a ritroso dalla data. Per una convention di medie dimensioni, tre o quattro mesi sono un orizzonte sano; con meno tempo si può fare, ma ogni settimana in meno si traduce in meno margine di scelta su location e fornitori, e in più compromessi. È un ragionamento che, per chi produce eventi ibridi, si complica ulteriormente, perché va gestito insieme il pubblico in sala e quello collegato da remoto: un formato che vale la pena saper offrire al cliente, come raccontiamo nell’approfondimento sull’evento ibrido per aziende.
Chi tiene insieme la giornata
Il giorno della convention, la differenza la fa una cosa che il pubblico non vede: la regia. È lo strumento con cui la scaletta smette di essere un elenco di orari e diventa una partitura, dove è chiaro non solo cosa succede ma come si passa da un momento all’altro, quando parte un video, quando si abbassano le luci, chi dà il segnale al relatore. E soprattutto è la persona che, quando qualcosa inevitabilmente non va come previsto, decide in tempo reale come rimettere in carreggiata la giornata senza che la sala se ne accorga.
È questo il momento in cui la tua reputazione davanti al cliente è in gioco, e vale la pena che sia gestito da chi l’ha fatto molte volte. Noi lo affrontiamo con il metodo che portiamo dalla produzione video, pensando l’evento come un montaggio dal vivo: è la stessa logica con cui gestiamo tutta la produzione esecutiva per le agenzie, e con cui affrontiamo l’organizzazione degli eventi aziendali.
Le domande che ci fanno più spesso
Quanto tempo prima va prodotta una convention? Per una convention di medie dimensioni, l’orizzonte sano è di tre o quattro mesi, soprattutto a Milano dove le location migliori si prenotano molto in anticipo. Con meno tempo si riesce comunque, accettando meno scelta su spazi e fornitori.
Qual è la differenza tra convention, congresso e meeting? Il meeting è un momento operativo con poche persone. Il congresso ha una natura più tecnica o scientifica ed è spesso aperto all’esterno. La convention è un evento aziendale di comunicazione, rivolto a dipendenti, rete o partner, con una forte componente di messa in scena: è quella componente a richiedere la regia.
Come vi integrate con l’agenzia? Lavoriamo come estensione del tuo team, sui compiti che decidi di delegare, dalla sola tecnica alla produzione completa. La relazione con il cliente e la paternità del progetto restano tue: noi restiamo dietro le quinte.
Si può produrre una convention in formato ibrido? Sì, ed è una richiesta sempre più frequente. Richiede però una regia pensata dall’inizio per due pubblici insieme, quello in sala e quello da remoto, che vanno diretti come un’unica esperienza e non come due eventi paralleli.
Produciamo la tua prossima convention
Se hai una convention da portare a terra e non vuoi che sia soltanto corretta, confrontiamoci. Mettiamo la struttura di produzione e la regia, tu tieni l’idea e il cliente: raccontaci che convention hai in mano e ti diciamo come la mettiamo in scena.
